Kai online susitikimai tapo neatsiejama kasdienio darbo dalimi, dirbtinis intelektas (DI) keičia verslo procesus ir padeda net juose – gelbsti efektyviau valdant susitikimus, užrašus ir bendradarbiavimą. Tokios platformos kaip „timeOS“, „Microsoft Teams“ ar „Otter AI“ leidžia automatizuoti užrašų rašymą, greitai fiksuoti svarbias detales ir atlikti susitikimų santraukas, taupant laiką ir didinant produktyvumą. Pasižiūrėkim, kaip naudotis šiais įrankiais.
TimeOS
Kai online susitikimų susikaupia tiek daug, kad tampa sunku juose nepasimesti, produktyviai planuoti ir juose dalyvauti, o dar ir jiems ruoštis tenka paskutinę minutę – pamirštamos svarbios detalės, kurias reikia aptarti. Tokiais atvejais gali padėti „timeOS“ įrankis.
Ką galima daryti su „timeOS“?
- Gauti svarbiausią informaciją apie artėjančius susitikimus iš „Gmail“, „Calendar“ ir ankstesnių susitikimų užrašų.
- Automatiškai kurti susitikimų užrašus „Google Meet“, „Zoom“, „Slack“ ir „Microsoft Teams“ platformose.
- Greitai fiksuoti gyvų susitikimų detales naudojant „WhatsApp“.
- Personalizuoti susitikimų užrašus su DI šablonais.
- Siųsti DI dalyvauti susitikimuose už jus ir gauti suvestines.
- Tvarkingai organizuoti užduotis „Notion“, „Asana“ ar „ClickUp“.
- Gauti priminimus, kad nepraleistumėte jokių susitikimų.
Kaip naudotis timeOS?
„TimeOS“ yra intuityvi programa, tad pradėti naudotis nebus sunku.
Registracija
Užsiregistravę „timeOS“ puslapyje skirkite šiek tiek laiko, kol programėlė apdoros jūsų duomenis. Po to įrankis pateiks personalizuotą informaciją. Jums tereikės pasirinkti kalbą, nusistatyti susitikimų planavimo nuostatas ir keletą kitų parametrų.
Sinchronizuokite savo kalendorių
Dešinėje pusėje rasite savo asmeninį kalendorių. Jame galėsite:
- Matyti visus suplanuotus įvykius ir susitikimus
- Lengvai pridėti naujus susitikimus ar užduotis
- Redaguoti esamus įrašus vienu paspaudimu
- Peržiūrėti dienos, savaitės ar mėnesio vaizdą
Kalendorius automatiškai sinchronizuosis su jūsų kitais įrenginiais, užtikrindamas, kad visada turėtumėte naujausią informaciją „po ranka“.
Pritaikykite platformą pagal savo poreikius
Kairėje pusėje apačioje rasite patogią įrankių juostą, kuri leis jums pritaikyti puslapį pagal savo poreikius. Įrankių juostoje galėsite:
- Planuoti naujus susitikimus
- Pakviesti svečius į suplanuotus įvykius, išsiunčiant automatizuotus pakvietimus
- Tvarkyti ir redaguoti esamus įrašus
- Keisti puslapio išdėstymą ir spalvų schemą
- Nustatyti pranešimų ir priminimų parametrus
- Pasiekti dažniausiai naudojamas funkcijas
Taip pat svarbi „nustatymų“ piktograma, suteikianti prieigą prie pagrindinių funkcijų. Kairėje pusėje galėsite tvarkyti „užrašus“, kur galėsite greitai pasižymėti svarbią informaciją ir užduotis.
Ši programėlė siūlo daug patogių funkcijų, tačiau pilnas jų rinkinys prieinamas tik mokamiems vartotojams. Nepaisant to, kiekvienas gali išbandyti pagrindinius įrankius nemokamai.
Microsoft Teams
„Microsoft Teams“ platforma daugeliui priimtina kaip viena pagrindinių priemonių online susitikimams, tačiau ne visi žino, kaip joje išnaudoti DI priemones. Jeigu „Teams“ online susitikimų metu konspektuoji informaciją atskiroje platformoje ar išvis ant popieriaus lapo, o gal įtemptų susitikimų metu tiesiog pamiršti svarbius dalykus, kurie buvo aptarti – pasinaudok „Microsoft Teams“ transkribavimo funkcija ir nereikės nei konspektuotis, nei pamiršti.
Kaip naudotis Microsoft Teams transkribavimo funkcija?
Transkribavimo funkcija naudotis yra kur kas paprasčiau nei gali atrodyti.
Pradėkite transkribavimą
Tam, kad pradėtumėt transkribavimą, iš tikro, nieko daryti nereikia, nes tik pradėjus susitikimą, transkribavimas įsijungs automatiškai.
Nustatykite reikiamą kalbą
Transkripcijos kalba turi atitikti susitikimo metu kalbamą kalbą. Norėdami pakeisti transkripcijos kalbą, spauskite „Transcript settings“ ir „Spoken language“ punkte nusistatykite reikiamą kalbą.
Deja, lietuvių kalbos tarp pasirinkimų šiuo metu nėra, tačiau „Teams Premium“ turėtojai gali iškart versti tekstinius įrašus į norimą kalbą.
Live transkribavimas
Jei norite įjungti transkribavimą, kurį galėsite matyti iškart (live), spauskite susitikimo nustatymuose „More actions“, rinkitės „Record and transcribe“ ir tada „Start transcription“. Visi susitikimo dalyviai matys, kad įrašas transkribuojamas ir galės rinktis paslėpti savo tapatybes iš tekstinių įrašų.
Sustabdykite transkribavimą
Norint sustabdyti teksto išrašymą, prie „More actions“, „Record and transcribe“ rinkitės „Stop transcription“ arba „Stop recording“.
Atsisiųskite transkribavimą
Pasibaigus susitikimui, transkripcija iš karto atsiras susitikimo įraše kalendoriuje. Susitikimo organizatoriai ir bendraorganizatoriai gali ją atsisiųsti kaip .docx arba .vtt failą. Taip pat galima suteikti leidimą ir kitiems atsisiųsti transkripciją. Norint atsisiųsti, eikite į „Chat“, atsidarykite paskutinį meet’ą, spauskite „Recap“ ir rinkitės „Download“.
Ką daryti, jei transkribavimas neveikia?
Jei transkripcijos neveikia, gali būti, kad turite įjungti joms leidimą. Tai darykite prisijungę prie savo „Teams“ paskyros kaip admin. „Admin Center“ spauskite „Meetings“, „Meeting policies“, o tada prie „Audio & video“ rinkitės „Allow transcription“.
Kas gali transkribuoti įrašus?
Priklausomai nuo nustatymų įrašus transkribuoti gali:
- Organizatoriai ir bendraorganizatoriai
- Organizatoriai, bendraorganizatoriai ir pranešėjai
- Niekas
Kada gali praversti susitikimų išrašai?
- Po susitikimo lengviau peržiūrėti aptartas temas, užduotis ir atsakomybes, ypač jei buvo kalbama apie sudėtingus klausimus
- Susitikimo išrašas leidžia tiems, kurie negalėjo dalyvauti, greitai suprasti, kokie sprendimai priimti
- Dalyviai gali mažiau laiko skirti užrašų rašymui ir daugiau – diskusijoms
- Išrašai gali būti naudojami kaip oficialūs dokumentai, patvirtinantys priimtus sprendimus
- Transkripcijos gali būti naudojamos kaip mokymo medžiaga naujiems komandos nariams
- Ir kitiems tikslams
Otter AI
Dar viena palanki programa, su kuria galima transkribuoti, analizuoti ir bendrinti susitikimų bei pokalbių turinį, tai „Otter.ai“. „Otter“ automatiškai transkribuoja susitikimus „Zoom“, „Google Meet“ ir „Microsoft Teams“ platformose, todėl, jei naudojat skirtingas online pokalbių platformas, pravartu turėti vieną papildomą DI įrankį.
Ką dar gali Otter.ai?
- Atpažinti kalbėtojus ir žymėti laiko žymas.
- Kurti automatines 30 sekundžių trukmės susitikimų santraukas, išskirti pagrindines temas ir užduotis.
- Automatiškai atpažinti ir priskirti veiksmų punktus, taip pat leisti juos peržiūrėti ir valdyti centralizuotai.
- Gali prisijungti prie jūsų kalendoriaus („Google“, „Outlook“, „iOS“) ir automatiškai įsijungti į suplanuotus susitikimus.
Kaip naudotis Otter AI?
Žemiau pateikiame, kaip naudotis „Otter AI“ be komplikuotų techninių žinių.
Prisijungimas
Pirmiausia, prisijunkite prie „Otter AI“ paskyros. Po to, įrankis pateiks pagrindines funkcijas, kurias galėsite pritaikyti pagal savo poreikius.
Sąsaja su kalendoriumi
Kai susiesite „Otter AI“ su savo kalendoriumi, programėlė automatiškai prisijungs prie suplanuotų susitikimų ir pradės transkribavimą, kai tik prasidės susitikimas. Galėsite matyti realiuoju laiku transkripciją, kurią galima lengvai peržiūrėti ir bendrinti su komanda.
Dalijimasis
Po susitikimo galite pasidalinti transkripcijomis su savo komanda, komentuoti ir uždėti svarbius žymėjimus. Tai padeda užtikrinti, kad visi komandos nariai būtų informuoti apie svarbiausius dalykus.
Integracijos su kitais įrankiais
Naudodami „Otter AI“ galėsite pasinaudoti integracijomis su populiariais įrankiais, tokiais kaip Slack, Salesforce ir Google Drive, kas leidžia lengviau dirbti su transkripcijomis ir duomenimis.
Tiesioginis veiksmų punktų sekimas
Po kiekvieno susitikimo „Otter AI“ sukuria susitikimo santrauką bei veiksmų punktų sąrašą, kurį galėsite sekti ir tvarkyti. Tai padeda užtikrinti, kad visi atlieka savo užduotis pagal aptartą eigą.
„Otter“ turi nemokamą planą, kuris suteikia 600 minučių transkripcijų per mėnesį. Taip pat yra premium planai, kurie suteikia papildomų funkcijų ir daugiau transkripcijos minučių.
„Otter AI“ palengvina susitikimų transkribavimą ir aptartos informacijos tvarkymą, todėl puikiai tinka tiek individualiam naudojimui, tiek komandiniam darbui.
Tam, kad automatizuotumėte ne tik online susitikimus, bet ir savo pašto dėžutę, skaitykite plačiau apie DI panaudojimą pašto dėžutės automatizavimui arba rinkitės DI mokymus, kuriuose aptarsime kur kas daugiau DI taikymo galimybių.
