Artificial intelligence tools for mailbox automation

Dirbtinis intelektas (DI) tampa vis svarbesnis kasdieniame darbe, o viena iš sričių, kur jis gali sutaupyti daug laiko, yra elektroninio pašto valdymas. Naudojant DI įrankius galima efektyviau generuoti laiškus, automatizuoti atsakymus ir net planuoti susitikimus. Šiame straipsnyje aptarsime keletą naudingų įrankių, kurie padeda optimizuoti darbą su elektroniniu paštu.
 

ChatGPT

ChatGPT, daugeliui jau gerai pažįstamas, yra galingas dirbtinio intelekto modelis, galintis padėti įvairiose elektroninio pašto valdymo užduotyse. Jis leidžia generuoti laiškus, kurti automatizuotus atsakymus ir optimizuoti bendravimą.
ChatGPT taip pat gali analizuoti gautus laiškus ir pasiūlyti geriausius atsakymo variantus, atsižvelgiant į kontekstą. Tai leidžia efektyviai tvarkyti didelius laiškų srautus ir išlaikyti profesionalų bendravimą.
 

Which prompts to use for ChatGPT email?

1. 1. To automate responses to frequently asked questions, for example, “Write a polite reply to a customer who asks about our delivery times.”
   2. To write formal letters, for example, “Create a formal letter to a supplier asking for the latest product catalogue.”
   3. To change the tone or adapt the style: ‘Rewrite this letter in a friendlier tone’.
   4. Inviting to an event: ‘Create an attractive event invitation email that includes information about the event, its importance and a clear invitation to register or attend. The email should be between 180-200 words.”
   5. Meeting reminder: ‘Create a polite reminder email to remind [Customer Name] of an upcoming meeting scheduled for [Date and Time]. The purpose of the meeting is to discuss [Purpose of meeting]. Encourage the client to prepare and bring any necessary documents or questions. The letter should be brief.”

   
   
   
   

    

    
   

   Text by Blaze

   
    
   

   

   
   Text Blaze yra naršyklės plėtinys, leidžiantis naudoti teksto šablonus ir automatizuoti pasikartojančius atsakymus. Tai itin naudingas įrankis tiems, kurie dažnai rašo vienodus arba panašius laiškus, nes padeda greitai įklijuoti dažnai naudojamus tekstus ir taupo laiką.
   Be to, Text Blaze leidžia automatizuoti veiksmus, nes galite kurti išmanius atsakymus, įterpti dinaminius duomenis ir nustatyti taisykles, pagal kurias tekstai bus sugeneruoti automatiškai.
    
   

   Main features of Text Blaze

   
    

   • • Quick snippets of text that can be inserted using shortcuts.
     • Automated email templates with variables to personalise responses.
     • Integration with Gmail, Outlook and other platforms.

     
     
     
     

      

      
     

     How do I use Text Blaze?

     
      

     1. 1. Install the browser extension. Download Text Blaze to Google Chrome and sign in.
        2. Create templates (“Snippets”). Click on “Create a new snippet”, set a name and an abbreviation.
        3. Use fragments. Insert the texts you create in emails or on other platforms by selecting them from the Text Blaze menu or using the shortcode you define.

        
        
        
        

         

         
        

        MagicalAI

        
         
        

        

        
        MagicalAI yra išmanus DI įrankis, skirtas el. pašto automatizavimui. Jis leidžia kurti personalizuotus atsakymus ir automatizuoti bendravimą su klientais.
        MagicalAI taip pat geba analizuoti laiškų turinį ir siūlyti kontekstinius atsakymus, taip sumažinant laiką, praleidžiamą rašant rankinius atsakymus. Tai ypač naudinga aptarnavimo ir pardavimų specialistams.
         
        

        Main functions of MagicalAI

        
         

        • • Automated responses based on information from IoT models.
          • Personalised email templates.
          • Integration with Gmail, Outlook and other platforms.

          
          
          
          

           

           
          

          How to use MagicalAI?

          
           

          1. 1. Install the extension. Add MagicalAI to Google Chrome and sign in.
             2. Automate texts. Create pre-designed answers, fill in forms and quickly paste frequently used texts.
             3. Use DI support. MagicalAI can generate answers, suggest wording and personalise texts according to context.
             4. Integrate with tools. Works with email, CRM systems and other work applications.

             
             
             
             

              

              
             

             Spark Mail

             
              
             

             

             
             Spark Mail yra DI pagrindu veikianti pašto programa, kuri leidžia efektyviau organizuoti gaunamus laiškus. Spark Mail taip pat siūlo bendradarbiavimo galimybes, leidžiančias komandoms dirbti su laiškais bendrai – komentuoti, rašyti atsakymus ir kurti bendrus šablonus.
              
             

             What is Spark Mail used for?

             
              

             • • Automatic email sorting – helps you filter out the most important emails and ignore unnecessary ones.
               • Smart Reminders – notifies you of important emails and helps you remember to reply on time.
               • Creating group emails – allows you to quickly compose replies to multiple recipients using DI.

               
               
               
               

                

                
               

               TimeOS

               
                
               

               

               
               TimeOS yra pažangus DI įrankis, skirtas susitikimų planavimui ir organizavimui. Jis padeda automatizuoti susitikimų registraciją, užrašų fiksavimą ir planavimą. TimeOS taip pat gali iš anksto numatyti laisvus laiko tarpus, remdamasis jūsų rutinomis ir siūlyti optimalias susitikimų planavimo strategijas.
                
               

               How to use TimeOS?

               
                

               • • Register and link TimeOS to your calendar.
                 • Set preferences – choose your meeting scheduling preferences and language settings.
                 • Use the basic functions:

                   • • Automatic generation of meeting notes – works with Google Meet, Zoom, Slack and Microsoft Teams.
                     • Integration with task management tools – data can be exported to Notion, Asana or ClickUp.
                     • IoT support in meetings – AI can summarise the highlights of discussions.

                     
                     
                     
                     

                    

                   Naudodami šiuos DI įrankius ne tik sutaupysit laiko, bet ir padarysit savo darbą naudojantis elektroniniu paštu efektyvesnį. Plačiau apie kitus dirbtinio intelekto intelekto automatizacijos įrankius skaitykit „Kaip taikyti ir automatizuoti dirbtinį intelektą versle?“ bei „Darbų automatizavimas su DI: 4 populiarūs įrankiai“.
                    

                   djtzsfrw