Verslo automatizavimas – vienas svarbiausių žingsnių, padedančių didinti efektyvumą, sumažinti sąnaudas ir išvengti klaidų, kurios kyla atliekant pasikartojančias užduotis rankiniu būdu. Aptarkim, kaip dirbtinis intelektas padeda optimizuojant darbus versle.
Organizacijos automatizacija – nuo ko pradėti?
Pirmiausia svarbu suprasti, kaip veikia organizacija ir kurioms užduotims reikia automatizacijos. Nuspręskite, ar procesas turėtų būti pilnai automatizuotas, ar hibridiškai. Vizualizuokite procesą diagramoje, kad aiškiai žinotumėte, kas po ko turi vykti ir kaip turi atrodyti automatizuotas procesas.
Nusprendus, ką norėsite automatizuoti, išsirinkite tinkamus įrankius ir pradėkite juos naudoti, o tada testuokite ir nuolat tobulinkite sprendimą.
Kokius procesus automatizuoti?
Sprendžiant, kokius procesus norima automatizuoti, verta atlikti kelis esminius žingsnius.
Laiko auditas
Nuspręskite, kurios užduotys atima daugiausiai laiko jums ar komandai. Tai galima daryti sekant darbo valandas rankiniu būdu arba naudojantis pagalbinėmis programomis, pavyzdžiui, „Toggl Track“. Daugiausiai laiko užimančių užduočių automatizavimas turės didžiausią ROI.
Naudojamų įrankių išrašymas
Išsirašykite įrankius, kuriuos naudojate daugiausiai laiko užimančioms užduotims, pavyzdžiui, Outlook, Sheets, Asana ar kt. Pasistenkite prie kiekvieno reikšmingo darbo proceso aprašyti, kaip jis vyksta.
Galimybių kategorizacija
Suskirstykite užduotis į kategorijas pagal įrankius ir valandų skaičių. Pavyzdžiui:
- 1 grupė: užduotys, kurioms reikia >10 valandų per savaitę;
- 2 grupė: užduotys, kurioms reikia >5 ir daugiau valandų per savaitę;
- 3 grupė: kitos užduotys.
Pradėkite automatizaciją nuo 1 grupės problemų, nes jos užima daugiausiai laiko.
Kokį sprendimą rinktis – pilnai automatizuotą ar hibridinį?
Priklausomai nuo to, kiek žmogaus įsikišimo reikalaus užduotis, labiau tiks automatizuotas arba hibridinis metodas.
Pilnai automatizuoti sprendimai
Pilnai automatizuoti sprendimai veikia savarankiškai, be žmogaus įsikišimo. Tokios automatizacijos paprastai yra sukuriamos kartą ir veikia ilgą laiką be papildomo valdymo.
Pavyzdžiui, automatinė dokumentų apdorojimo sistema, kuriai dokumentus klientas pateikia elektroniniu būdu, automatiškai nuskaito, patikrina dokumentus, ištraukia reikalingus duomenis, juos suklasifikuoja ir saugo dokumentų sistemoje.
Rinkitės pilnai automatizuotą sprendimą, jei užduotis kartojasi ir nereikalauja žmogaus kūrybiškumo arba, jei procesas nėra sudėtingas, tačiau reikalaujantis daug laiko.
Hibridiniai sprendimai
Hibridinis sprendimas sujungia automatizaciją su žmogaus veiksmais. Tokie sprendimai naudojami tada, kai reikia išlaikyti žmogaus kontrolę ar įsikišimą procese. Dažniausiai šis sprendimas pasirenkamas dėl tam tikrų technologinių ribotumų ar itin aukštos kokybės kartelės.
Pavyzdžiui, kandidatų pritraukimui ir reitingavimui sistema automatiškai įvertina gaunamus gyvenimo aprašymus pagal keliamus reikalavimus ir pateikia kandidatų sąrašą, kuriems rekomenduoja interviu. Žmogiškųjų išteklių specialistas peržiūri atrinktus kandidatus, patikslina vertinimus arba pašalina neatitinkančius, prieš priimant galutinį sprendimą.
Pasirinkite hibridinį sprendimą, jei užduotis reikalauja žmogaus analizės ar kūrybiškumo arba, jei norite išlaikyti kontrolę.
Kaip kurti procesų vaizdavimo grafikus?
Proceso grafikas yra geras pagalbininkas perprantant konkretų procesą. Kiekviename automatizacijos grafike turėtų atsispindėti 2 sudedamosios dalys:
- Veiksmo pradžia (Trigger), tai, kas inicijuoja veiksmą. Gali būti formos užpildymas, naujas el. laiškas, failo įkėlimas ar pan.
- Kokie veiksmai turi būti atlikti. Pavyzdžiui, DI turi sugeneruoti automatinį laišką, pasiūlymą ar perkelti dokumentą į kitą duomenų bazę. Kuo detaliau išrašysime šį procesą, tuo efektyviau jį automatizuosime.
Tokie įrankiai kaip Miro padės atlikti 80% darbo už jus, o jei reikės – rezultatą galėsite tobulinti rankiniu būdu.
Kokie įrankiai geriausiai tinka užduočių automatizavimui su DI?
Paskutinis, bet reikšmingiausias žingsnis – įrankių, kurie padės efektyviai automatizuoti darbus, pasirinkimas.
Zapier
Zapier yra programavimo žinių nereikalaujantis automatizacijos įrankis, tinkantis ir pradedantiesiems. Šis įrankis leidžia sujungti skirtingas programas ir dalytis duomenimis tarpusavyje.
Veikia tokiu principu, kad, pavyzdžiui, gavus el. laišką (Outlook), jo turinys išsaugomas duomenų bazėje (Excel). Taigi, jei įvyksta veiksmas X, turi būti atliekamas Y.
Juo paprasta naudotis, galima susieti daugiau nei 6000+ skirtingų programų ir turi vertingų antrinių produktų, tokių kaip „chatbot’ų“ kūrimas, duomenų bazės ar kt.
Make
Make iš esmės veikia taip pat kaip Zapier, tačiau turi kelis išskirtinumus. Pasižymi tuo, kad galima atlikti sudėtingesnius procesus ženkliai mažesne kaina. Trūkumas – pradedantiesiems Make platforma gali pasirodyti pernelyg sudėtinga.
Microsoft Power Automate
Microsoft naudotojams skirtas Microsoft Power Automate atspindi pirmųjų dviejų įrankių funkcionalumus, tad puikiai tinka tiems, kurie nenaudoja už Microsoft sistemos išeinančių programų.
Microsoft Power Automate turi puikią sąsają su visomis Microsoft sistemos programomis, tačiau gali pritrūkti papildomų programų integracijos.
Airtable
Airtable, tai tarsi gerokai pažangesnė Excel versija, skirta duomenų bazėms. Pasižymi didesniu funkcionalumu vaizduojant ir kaupiant duomenis. Be to, nemažai įmonių šį įrankį naudoja kaip minimalistinį CRM.
Norint naudotis visais funkcionalumais komandoje verta įsigyti mokamą planą (nuo $20/mėn).
Softr
Softr, nors ir mažiau žinomas, bet daug žadantis vidinių ar klientų portalų kūrimo įrankis. Didžiausias jo išskirtinumas, tai galimybė kurti funkciškai kokybiškas ir patrauklias programas nemokant programuoti.
Taigi, renkantis užduočių automatizavimo įrankį su DI, svarbiausia atsižvelgti į įmonės poreikius, darbuotojų kompetencijas ir sistemos suderinamumą.
